Il Controllo di Gestione per Hotel e Alberghi

Il controllo di gestione è un’attività alla quale devi dedicarti ogni giorno, insieme alla cura dei tuoi ospiti, dei servizi che offri e della manutenzione del tuo hotel. Tale operazione non può essere delegata al tuo commercialista o al tuo contabile. Devi prenderti cura tu stesso di questo aspetto.

Indice

Introduzione

1. Controllo di Gestione in Hotel
a) I limiti del commercialista
b) Contabilità analitica: cosa è
c) Costi e ricavi
d) Consigli pratici
e) Bilancio di previsione del conto economico / budgeting
f) Controllo dei risultati / reporting
g. Cosa fare in pratica

2. I Ricavi in Hotel
a) Esempi dei principali centri di ricavo in hotel

3. I Costi in Hotel
a) I Costi Fissi ed i Costi Variabili
b) I Costi Operativi e non Operativi
c) I Costi Diretti e i Costi Indiretti
d) Esempi dei Principali Centri di Costo in Hotel

4. Gli indici della Contabilità Analitica
a) Il Margine Operativo Lordo o EBITDAR
b) EBITDA
c) Utile Lordo
d) Utile Netto

5. Esempio di Bilancio di Verifica Periodica

6. Risorse Utili

Introduzione

Ciao, sono Gabriele Biscontini consulente per hotel e alberghi e ho scritto questa guida perché sono convinto che è fondamentale avere il pieno controllo dell’andamento economico della tua struttura alberghiera.
E’ un’attività alla quale devi dedicarti ogni giorno, insieme alla cura dei tuoi ospiti, dei servizi che offri e della manutenzione del tuo hotel.
E’ una tua responsabilità e non può essere delegata al tuo commercialista o al tuo contabile.
Il controllo di gestione può essere paragonato al timone di una barca, grazie al timone puoi decidere la rotta della tua barca ed evitare una burrasca in arrivo, affrontare le onde nel modo giusto ed evitare danni alla tua imbarcazione oppure navigare sereno in caso di bel tempo verso il tuo obiettivo.
Imparerai con questa guida a:
- monitorare i ricavi ed i costi della tua struttura in maniera analitica
- decidere quanto andare a fondo nell’analizzare i conti
- stabilire se un servizio che offri va sviluppato o abbandonato

Ti mostrerò quali centri di ricavo e quali centri di costo prendere in considerazione per creare il tuo personalissimo modello di controllo.
Avrai una situazione economica chiara e aggiornata ogni giorno e non dovrai aspettare i numeri del tuo commercialista per decidere
- la strategia da pianificare- gli investimenti da effettuare- le spese da sostenere
Capirai la differenza tra i costi fissi e variabili, diretti ed indiretti, operativi e non operativi e l’importanza di saperli individuare ed essere in grado di collocarli all’interno del tuo modello di controllo.
Un buon controllo di gestione ti permetterà di costruire il tuo budget previsionale che diventerà la mappa con le indicazioni chiare per arrivare alla tua meta.
Sarai preparato e non avrai sorprese quando il tuo commercialista ti mostrerà il bilancio d’esercizio della tua azienda. Saranno numeri che conosci ormai da tempo.

1. Il Controllo di Gestione in Hotel

Il controllo di gestione in hotel è composto da una serie di attività che sono collegate tra di loro:
● Contabilità Generale e Bilancio
● Contabilità Analitica
● Bilancio di Previsione del Conto Economico / Budgeting
● Controllo dei Risultati / Reporting
Tutte queste attività sono spesso delegate al tuo commercialista che fa bene il suo lavoro ma ha la testa girata all’indietro.
Se non te ne sei accorto infatti, il commercialista ti dà una visione di come la tua azienda si è comportata in passato.
Per evitare di dover dipendere esclusivamente dall’analisi del commercialista di come si è comportata la mia azienda in passato, è molto importante capire il perché il commercialista vede le cose solo in questo modo.

Approfondisci:
Dottore commercialista spiega in maniera semplice argomenti che girano intorno al Controllo di Gestione: contabilità analitica, analisi dei costi, strategia aziendale.https://mauriziobianco.it

a. I Limiti del Commercialista

Con la presentazione del bilancio, il commercialista ti dirà se alla fine dell’esercizio hai guadagnato o hai perso, ma conoscendo solo alcuni aspetti del tuo lavoro, quelli economici, non potrà dirti il motivo specifico per cui hai avuto quei risultati.
La contabilità generale (od ordinaria) infatti, soddisfa gli obblighi di legge e ti fornisce dati riferiti all’anno intero, ma non correlati chiaramente al reparto che li ha generati. Tu sai bene quanto queste due informazioni siano fondamentali per la tua struttura alberghiera.
Se per esempio volessi sapere se la tua idea di offrire un buffet a pranzo è stata vincente in termini economici oppure se il bar in spiaggia ha reso più o meno dello scorso anno, la contabilità generale ed il bilancio d'esercizio non saranno in grado di dirtelo.
E se anche fossero in grado, lo sapresti con troppi mesi di ritardo e in caso non fosse stata un’idea redditizia non avresti la possibilità di porvi rimedio.
I risultati economici che derivano dalla gestione della tua struttura ti sono sempre stati presentati nel bilancio d’esercizio nel mese di Marzo per i più fortunati ma generalmente entro Giugno. E’ in quel periodo che avrai risposta alla tua domanda: come è andato l’anno?
Per questi motivi è strategicamente decisivo prendere in mano i conti della tua struttura e agire con maggior consapevolezza verso il tuo obiettivo utilizzando e redigendo personalmente la contabilità analitica della tua struttura alberghiera.

b. Contabilità Analitica: Che Cosa E'

La contabilità analitica è il cuore del controllo di gestione aziendale. Ti aiuta ad avere sott’occhio l’andamento economico della tua struttura alberghiera.
La contabilità analitica (o contabilità industriale) a differenza della contabilità generale non è obbligatoria ma per il tuo hotel è assolutamente fondamentale e strategica.
Cerchiamo di capire insieme il perché la contabilità analitica è così importante.
L’utile finale che riuscirai a ottenere dall’attività del tuo hotel deriva da quattro variabili:
● economica● finanziaria● patrimoniale● fiscale
Quello da cui però tutto trae origine e che influenza le altre è la variabile economica, quindi la gestione dei tuoi ricavi e dei tuoi costi.
Un corretto e dettagliato controllo dei ricavi e dei costi, nel corso dell’anno, ti permetterà di avere sempre sott’occhio l’andamento della tua gestione e non avere sorprese a fine anno.
Con la contabilità analitica, hai la possibilità di analizzare e classificare costi e ricavi operativi in maniera precisa e dettagliata.

c. Costi e Ricavi

I costi e ricavi operativi derivano dalle operazioni di acquisto e vendita giornaliere.
La vendita di una camera, la vendita di un pasto o di una birra generano un’entrata, cioè un ricavo operativo. Nello specifico, le spese sostenute per l’acquisto di quella birra, per pagare lo stipendio della cameriera al piano che ha pulito la camera, sono un costo operativo.
Inoltre in contabilità analitica i costi e ricavi operativi:
● sono suddivisi per reparto di origine
● sono imputati a un particolare periodo
La suddivisione per reparto dei costi e ricavi operativi si genera imputando ogni singola vendita e acquisto che effettui ad un centro di costo e ricavo nel periodo in cui la vendita o l’acquisto sono state generate.
Per esempio: ● Se acquisti prodotti per la prima colazione nel mese di Maggio e ricevi la fattura nel mese di Giugno, il costo dovrà essere imputato al mese di Maggio. Stessa cosa per la fattura di commissione che ricevi da Booking.com, il costo delle commissioni va imputato al mese in cui gli ospiti hanno soggiornato e non al mese in cui arriva la fattura.
● La fattura della fornitura di acqua potabile, che in alcune regioni viene emessa ogni due mesi, dovrà essere contabilizzata in parte nel mese uno e in parte nel mese due.
● La fattura che riguarda, per esempio, un canone semestrale di assistenza e manutenzione. Il totale della fattura dovrà essere suddiviso per i sei mesi a cui fa riferimento.
● Se hai un fornitore che ti fornisce sia i prodotti per la prima colazione che quelli per il servizio ristorante e ti riepiloga i due acquisti all’interno di una stessa fattura, potrai imputare l’acquisto dei croissant al servizio breakfast e l’acquisto della carne di vitello al servizio ristorante.

Approfondisci:
Il consulente aziendale Bernd Reutemann svela le principali insidie dei costi nelle aziende alberghiere e ristorative.https://www.meiko.it/it/news-press/blog/la-trappola-dei-costihttps://www.meiko.it/it/news-press/blog/la-trappola-dei-costi-2/

d. Consigli Pratici

La contabilità analitica richiede un’approfondita preparazione e organizzazione del lavoro. Ti garantisco che, una volta impostata, avrai una visione più chiara e aggiornata della tua situazione economica.
1) Per iniziare a scrivere la tua contabilità analitica non hai bisogno di particolari mezzi tecnologici, ti basterà un semplice foglio Excel con cui elaborare un modello utilizzando poche semplici formule, che poi nel tempo potrai migliorare e ampliare.
Sul foglio Excel inizia individuando i tuoi centri di ricavo ed i centri di costo e poi comincia a sommare tutti i numeri che hai a disposizione.
Tutti i costi e ricavi vanno inseriti al netto d'IVA, inserendo solo l’imponibile.

2) Per facilitarti il compito di imputazione dei costi e ricavi al reparto corretto, chiedi la collaborazione dei tuoi fornitori, specialmente quelli generalisti, cioè quelli che ti forniscono prodotti di varia natura o destinati a diversi reparti del tuo hotel (ad esempio prodotti per la pulizia delle camere e del ristorante).
Chiedi loro di inviare fatture divise per centro di costo oppure tante fatture quanti centri costo o reparti fornisce quel fornitore.
Se vuoi semplificare il loro lavoro fai ordini differenti in base al reparto che vuoi rifornire.

3) Rispetta una cadenza mensile per chiudere il tuo bilancio di contabilità analitica. In questo modo ti renderai conto:
- dei periodi migliori e peggiori in termini di costi e ricavi
- del costo delle utenze come l’elettricità per l’aria condizionata in estate o il gas per il riscaldamento in inverno
- dell’incidenza delle retribuzioni sul ricavo mensile
- del peso in termini di costo delle ferie residue dei tuoi dipendenti a fine anno

4) Se vuoi essere analitico nell’esame dei tuoi costi, per esempio delle utenze (acqua, gas, elettricità), potresti installare tanti contatori quanti sono i reparti che vuoi monitorare in termini di consumi e quindi di costi.
In alternativa potresti imputare il consumo di acqua in modo percentuale per reparto. Ipotizziamo 80% del consumo idrico per il servizio camere e il restante 20% per il servizio ristorante.

e. Bilancio di Previsione del Conto Economico / Budgeting

Oltre alla contabilità generale e quella analitica, uno dei pilastri del controllo di gestione è il bilancio o budget previsionale del conto economico. In pratica la stima dei costi che prevedi di dover sostenere e i ricavi che ipotizzi di incassare durante l’anno.
Cinque sono i passi fondamentali da seguire per tenere sotto controllo il Bilancio di Previsione del conto economico.
1) Analizza i dati della contabilità analitica in tuo possesso, utilizza i numeri definitivi dei mesi appena trascorsi come base per redigere un bilancio di previsione. Sull’esperienza del passato dovrai programmare il futuro.

2) Stabilisci la strategia per l’anno successivo, in base ai numeri che ti consegna la contabilità analitica sarai in grado di capire quali sono i reparti più remunerativi e quelli che lo sono meno ma rappresentano servizi essenziali per la vita del tuo hotel.
In base ai numeri decidi se prendere decisioni drastiche che riguardano alcune attività poco remunerative della tua struttura alberghiera.

3) Prepara un tuo bilancio previsionale. Questo bilancio rappresenta una sorta di traguardo intermedio che va verificato periodicamente con i numeri reali e nel caso fosse necessario, va aggiornato per il futuro.
Nella creazione del bilancio di previsione utilizza gli stessi centri di costo e ricavo della contabilità analitica, sarà più semplice confrontare durante l’anno i due documenti, quello previsionale e quello con i dati reali.

4) Elabora un budget per ogni mese di apertura del tuo hotel. Può essere più impegnativo inizialmente, ma ti permette di correggere il tiro in caso i dati reali si discostassero troppo dalle tue previsioni.

5) Ogni fine mese, somma i numeri reali ottenuti fino a quel momento ai numeri previsti nel budget per la restante parte dell’anno. Facendo ciò potrai avere sempre una previsione aggiornata e il più realistica possibile del risultato economico che potrai aspettarti a fine anno.
Considera però anche che il bilancio di previsione rimane sempre una previsione e, per quanto verosimile, non può considerare eventuali imprevisti che potrebbero verificarsi.
Con il controllo che avrai ora dei tuoi costi e ricavi, avendoli costantemente aggiornati mese per mese, in caso di bisogno riuscirai a correggere velocemente la rotta, per affrontare le difficoltà che potresti incontrare nella tua gestione durante l’anno.

f. Controllo dei Risultati / Reporting

Il controllo dei risultati economici è l’ultimo elemento del controllo di gestione che prendiamo in esame in questo capitolo.
Nonostante infatti il controllo di gestione sia uno strumento indispensabile per avere il polso della situazione, va costantemente monitorato ed aggiornato.
Per fare ciò è indispensabile fare un controllo dei risultati in maniera costante e sistematica, giorno dopo giorno.
E’ un lavoro quotidiano, non basta scrivere i numeri una volta l’anno e sperare che le tue previsioni siano esatte. E’ necessario piuttosto verificare con costanza e sistematicità:
- i risultati effettivi
- gli scostamenti dalle previsioni
e quindi aggiornare, laddove necessario, la strategia adottata.
In questo modo avrai sempre la situazione economica sotto controllo e potrai affrontare eventuali difficoltà in maniera più consapevole.

g. Cosa Fare in Pratica

Per fare un controllo mensile efficace dei tuoi risultati, ti suggerisco di creare un tuo modello di controllo seguendo alcune regole specifiche. In particolare:
1) Organizzati in modo che quando sei alla fine del mese, nel tuo modello di controllo, tutti i costi e ricavi siano stati:
- inseriti al netto di IVA
- destinati al reparto che li ha generati
- imputati al mese di competenza

2) Comincia a controllare i numeri mettendoli a confronto con i risultati dell’anno precedente, analizzando mese per mese gli scostamenti dei vari centri di costo e ricavo.
3) Fai un secondo confronto con il budget previsionale che hai creato ad inizio anno, anche in questo caso analizzando attentamente le incongruenze con i numeri che avevi ipotizzato.
4) Imposta il tuo modello di controllo dei risultati su tre colonne:
- il consolidato, quindi i valori reali che derivano dalla tua gestione
- i numeri dello stesso periodo dell’anno precedente
- i valori del budget economico che avevi preventivato ad inizio anno

5) Poniti una serie di domande critiche per capire bene da cosa derivano quelle differenze, soprattutto quelle negative. Eccone alcune da cui partire:

Gestione del personale
● I tuoi collaboratori si sono impegnati al massimo per raggiungere gli obiettivi? Se così non fosse, chiediti se li avevi messi al corrente di quale fosse la tua rotta.
● C’è qualcuno che ha tirato meno degli altri?
● Hai dovuto fare inserimenti di pedine nuove che non sono allineate con gli altri?
● Sei stato meno presente del solito in alcune cose? Ti sei concentrato troppo su altre?

Problemi esterni alla struttura
● E’ diminuita la domanda di prenotazioni?
● Hanno aperto nuove strutture che hanno aumentato l’offerta di camere?
● Hai venduto ad un prezzo più basso? Sai individuarne il motivo?
● Sono mancati eventi presenti invece l’anno passato?
● Il meteo è stato meno clemente?
Nel mese ci sono stati meno sabati? (questo è importante se il week end incide nel tuo prezzo di vendita)

Problemi interni alla struttura
● E’ passato un altro anno e non sei ancora intervenuto sul quel servizio che spesso ti criticano?
● Hai svolto lavori di manutenzione o hai ristrutturato?
● Hai avuto meno camere disponibili per la vendita? Camere fuori servizio per guasti oppure utilizzate per il personale in alta stagione?
● La tua reputazione online è peggiorata?
● Hai sovrastimato il tuo bilancio previsionale?

6) Dai una risposta a tutte queste domande e poni rimedio cambiando o modificando la strategia di gestione o i numeri nel bilancio di previsione.
7) Effettua un confronto oggettivo tra i vari anni, prendendo a riferimento le performance della tua struttura alberghiera e utilizzando questi indicatori/criteri:
● Percentuale di occupazione, è il rapporto tra il numero di camere vendute ed il numero di camere disponibili alla vendita
● Ricavo medio camera, si ottiene dividendo il valore totale delle camere vendute in un dato giorno per il numero di camere vendute
● REVenue Per Available Room - REVPAR, per ottenerlo dividi il valore totale delle camere vendute in un dato giorno per il numero di camere disponibili in hotel
● Presenze per camera, è il rapporto tra le persone che occupano le camere (presenze) in quel giorno e il numero di camere vendute lo stesso giorno.

Esempio
Il tuo hotel ha 20 camere totali. Lo scorso mese di Giugno hai venduto 480 camere tra singole, doppie e triple e avuto 768 presenze (persone che hanno occupato le camere).
La tua produzione (intesa come totale dei ricavi delle camere vendute) del mese è stata, al netto d'IVA di euro 56.727,27.
Ecco i tuoi indicatori di prestazione mensili (in inglese KPI Key Performance Indicators)
● 80% di occupazione, cioè 480 camere vendute / (20 camere disponibili x 30 giorni = 600)
● 118,18 euro di ricavo medio camera, cioè 56.727,27 euro / 480 camere vendute nel mese
● 94,54 euro di RevPAR, cioè 56.727,27 euro / 600 camere disponibili nel mese (20 / giorno x 30 giorni)
● 1,6 presenze per camera, cioè 768 persone in hotel / 480 camere vendute nel mese.

Conclusioni
Instaurando un controllo analitico e sistematico dei costi e dei ricavi del tuo hotel, avrai mese-per-mese risultati affidabili e certi del tuo andamento economico.
Ricordati però che i risultati economici della tua gestione vanno messi in relazione ai numeri che avevi previsto nel tuo bilancio di previsione e che tutti i numeri che ottieni dalla contabilità analitica, vanno confrontati con i dati dello stesso periodo dell’anno precedente.

Perché è utile fare il controllo di gestione? Denic Siric di "Hotel Klinik" spiega perché è utile fare un controllo di gestione e riprendere in mano l'attività turistica dal punto di vista imprenditoriale. (Durata 3’44”)

2. I Ricavi in Hotel

I ricavi (parte della contabilità analitica insieme ai costi), derivano dalle vendite giornaliere dei servizi e prodotti che offri nella tua struttura, cioè tutto quello che genera reddito.
Per questo motivo, è molto utile identificare ogni singolo reparto del tuo hotel come un “centro di ricavo”.
Definire un corretto elenco di centri di ricavo è fondamentale per creare un modello di controllo periodico di gestione (vedi capitolo 5).
Più sei dettagliato nel definire i tuoi centri di ricavo, più semplice sarà individuare i reparti che sono produttivi e quelli che non lo sono meno.
Ogni euro incassato da quel reparto andrà a creare il totale dei ricavi che quel centro produce per il tuo hotel.
Per esempio, se vuoi avere un maggior dettaglio nel controllo dei ricavi camere e ristorante potrai decidere di separare il ricavo proveniente dalla Prima Colazione da quello del Pernottamento.
In questo caso la voce di ricavo sarà “Pernottamento” nel centro ricavo “Camere” e “Prima Colazione” nel centro di ricavo “Ristorante e Bar”.
Se reputi di non voler dividere il ricavo colazione dal centro di ricavo “Camere”, non imputerai un valore distinto tra le due voci, ma registrerai il ricavo “Pernottamento e Prima Colazione” come unico nel centro di ricavo “Camere”.
Questa decisione è soggettiva e spetta esclusivamente a te.
Un piccolo hotel potrebbe ritenere la prima colazione come un servizio accessorio nella vendita della camera e non ritenere opportuno o significativo il dover dividere i due ricavi.
L’hotel con più camere ed uno staff dedicato al servizio colazioni, sarà obbligato a creare due centri di ricavo distinti, uno per la prima colazione e l’altro per i ricavi provenienti dalla vendita delle unità abitative.
I miei suggerimenti pratici per gestire in maniera corretta i ricavi della tua struttura ricettiva sono:
● imputa ogni servizio specifico sempre allo stesso centro di ricavo. Se decidi che la colazione è separata dal pernottamento questo principio dovrà essere applicato sempre. Il rischio altrimenti è quello di confrontare valori non omogenei tra loro.
● riporta i valori al netto d’IVA. Questo è un principio della contabilità. L’IVA è un flusso finanziario che non deve influenzare la tua gestione economica.
● tieni conto delle quantità vendute di ogni servizio (es.: 30 prime colazioni, 50 pranzi di lavoro, 1 camera venduta ecc.). Questo ti sarà utile sia per proporre preventivi in linea con quello che hai offerto nel passato, sia per un controllo più analitico dei costi.
● imputa i ricavi al mese in cui vengono generati. Questo è un principio base della contabilità analitica che ti dà la possibilità di poter analizzare precisamente i tuoi costi e ricavi in un dato periodo e di metterli a confronto in anni differenti.

Qui sotto troverai un esempio molto dettagliato di centri ricavo di un hotel. Se hai una piccola struttura questa distinzione potrebbe essere troppo analitica.
Sta a te decidere i reparti per i quali vuoi calcolare i ricavi in maniera esclusiva ed i reparti che vuoi accorpare in un unico centro di ricavo. Una volta presa una decisione dovrà essere rispettata per il futuro.

I principali centri di ricavo in un hotel sono:
● Camere
- Pernottamento- Day Use- No Show- Penalità di cancellazione

● Ristorante e Bar
- Ristorante- - Ristorante Food- - Ristorante Beverage- - Room Service
- Bar- - Caffetteria- - Bevande
- Prima Colazione- - Room Service

● Centro Benessere
- Ingresso SPA ospiti interni- Trattamenti & Massaggi- Suite SPA- Ingresso SPA ospiti esterni- Prodotti estetici vendita- Voucher regalo

● Eventi e Convegni
- Affitto Sale Congressi- Noleggio attrezzature- Coffee Break- Lunch- Dinner- Banchetti- Servizio Hostess

● Altro
- Escursioni- Noleggio attrezzature- Servizio Spiaggia- Minibar- Lavanderia- Garage- Parcheggio- Telefono e fax- Fotocopie

Conclusioni
All’interno della contabilità analitica, dividere dettagliatamente le entrate per centri di ricavo è molto utile per poter ottenere una visione chiara dell’andamento economico della tua struttura.
Ovviamente, sarà poi indispensabile abbinare ad ogni centro di ricavo un centro di costo che raccoglie le spese necessarie per far funzionare quel reparto o erogare quel servizio.
La differenza fra le entrate dei centri di ricavo e le spese dei centri di costo ti dirà chiaramente quali reparti sono effettivamente produttivi e quali no.

L’elenco dei ricavi in hotel è quindi la prima parte del modello di controllo periodico di gestione.
Una volta infatti definito l’elenco dei ricavi, sottrarremo i costi, poi le tasse e le imposte per ottenere l’effettivo risultato economico di gestione.

Approfondisci:
Webinar sul Controllo di Gestione Contabilità analitica, modelli USALI (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry) e budget. (Durata 01:16’18”)https://www.edupass.it/canale/welcome/video-corso-welcome?a=controllo-di-gestione-in-hotel

3. I Costi in Hotel

I costi (parte della contabilità analitica insieme ai ricavi), derivano dalle spese e dalle uscite necessarie per rendere disponibili i servizi e prodotti che offri nella tua struttura.
Per questo motivo, è molto utile identificare ogni singolo reparto del tuo hotel che genera uscite anche come un “centro di costo”.

a) Costi Fissi e Costi Variabili

I costi possono essere classificati in vari modi in base all’obiettivo che ci prefiggiamo di analizzare.In hotel come in ogni altra azienda esistono i costi fissi e i costi variabili.
Qual è la differenza?
● I costi fissi in hotel sono quei costi che non variano al variare del numero di camere vendute.
● I costi variabili variano in maniera proporzionale alla quantità venduta.

E’ utilissimo conoscere i costi fissi del tuo hotel per capire quanto dovrai ricavare prima di cominciare a guadagnare.
- Quante camere dovrai vendere?
- A che prezzo?
- Quanti pasti dovrai servire al ristorante?
- Quanto deve incassare il bar prima di riuscire a coprire il costo del barman?
Le strutture alberghiere sono imprese con un’elevata incidenza di costi fissi rispetto a quelli variabili.

Esempi di costi fissi sono:
- Personale- Affitto (nel caso la tua struttura sia in locazione)- Manutenzione ordinaria- Parte fissa delle utenze- Pubblicità online ed offline
Mentre i costi variabili possono essere:
- Commissioni agenzie e OTA (online travel agency, es.:Booking.com)- Personale a chiamata o fornito da agenzia esterna- Lavanderia- Acquisti per le prime colazioni- Commissioni bancarie
Fai due conti e ti renderai conto che la percentuale dei tuoi costi fissi sui totali si attesta tra il 70% e l’80%.
Ad esempio, se pensi al costo della tua receptionist, questo rimane invariato nel caso tu abbia venduto una o venti camere.
Idem per la rata di affitto mensile che paghi. Questa rimane tale sia con il tuo hotel in piena occupazione sia quando è vuoto o chiuso.
Considera quindi il tuo hotel come un'attività a prevalenza di costi fissi. Ciò significa che dovrai vendere il maggior numero possibile di camere per ridurre questo peso economico che erediti ogni inizio mese.
Il rovescio della medaglia è che una volta che i ricavi cominciano a coprire i costi fissi, ogni euro guadagnato in più si libera di quel 70/80% di costi fissi e l’utile cresce in maniera esponenziale.

b) Costi Operativi e Non Operativi

I costi operativi sono quei costi che si generano ogni volta che operiamo per la vendita delle camere in una struttura alberghiera o per la vendita dei piatti del menù nel nostro ristorante.
Tutti quei dipendenti, attività, funzioni che generano costi mentre stanno erogando servizi per garantire che i nostri ospiti possano godere del loro soggiorno o pasto, generano costi operativi.
● Il lavoro della receptionist finalizzato alla vendita della camera
● il lavaggio della biancheria della camera è conseguente alla vendita di una unità abitativa
● il gas o l’elettricità che paghiamo per riscaldare le camere
● i contratti di manutenzione che paghiamo per garantire il corretto funzionamento delle attrezzature
Ecco quindi alcuni esempi di costi operativi che vengono utilizzati abitualmente nella contabilità analitica alberghiera:
- Stipendi- Lavanderia- Alimentari- Bevande- Utenze e manutenzioni

I costi non operativi sono quei costi, invece, che non dipendono direttamente dalla vendita delle camere o dai piatti del ristorante.
Sono quei costi che ci sono comunque e non variano né con 1 né con 100 ospiti.
L’esempio classico rimane la rata di affitto, che dovrà essere pagata indipendentemente dal fatto che si vendano o meno camere o pasti al ristorante, così come la tassa sulla proprietà dell’immobile in cui operi.
Altri tipici costi non operativi:
- Affitto- Assicurazione- Tassa sulla proprietà- Tassa sui rifiuti
Combinando i costi operativi e non operativi, con i costi diretti ed indiretti (di cui ti parlerò nella prossima sezione) e sottraendoli ai ricavi totali di cui abbiamo parlato nel capitolo precedente, riusciremo ad ottenere un modello di controllo periodico della nostra gestione, che ci darà il polso della situazione della nostra gestione in qualsiasi momento dell’anno.

c) Costi Diretti e Costi Indiretti

L’ultima classificazione di costi ma forse la più importante è quella dei costi diretti e dei costi indiretti.
La contabilità analitica in hotel divide i costi ed i ricavi anche in base al reparto che li ha generati.
I costi imputabili ad un reparto che eroga servizi o produce beni che i nostri ospiti in hotel acquistano, sono costi diretti. Ad esempio:
● Il costo del lavaggio della biancheria utilizzata per il ristorante
● Le materie prime utilizzate per servire la prima colazione
● Lo stipendio del barman
ed anche:
● Stipendi personale operativo (Reception, Ristorante, Bar)● Lavanderia● Materiali per la pulizia● Alimentari● Bevande

I costi indiretti invece sono costi generati da reparti, funzioni ed attività a supporto dei reparti che possiamo definire produttivi, cioè che operano direttamente per il cliente finale.
I costi indiretti quindi sono tutte quelle spese che vengono sostenute per l’attività dell’hotel ma che non sono direttamente imputabili ai reparti operativi dell’hotel, per esempio:
- La campagna marketing in Google- La consulenza del commercialista- La spesa per il gas, l’acqua e l’elettricità- Stipendi personale amministrativo- Spese carburante
La distinzione tra costi diretti ed indiretti è fondamentale perché, nel modello di controllo periodico di gestione, di cui tratteremo nel capitolo 5, imputando i costi direttamente al reparto che li ha generati, avrai una situazione precisa di quali sono le attività che portano profitto in azienda e quali no.

Esempi dei Principali Centri di Costo in Hotel (per il modello di controllo periodico)
Affinché tu possa creare il tuo modello di controllo di gestione periodico, i costi diretti ed indiretti si combinano con quelli operativi e non operativi del tuo hotel e creano centri di costo che possiamo riassumere in:
1) Costi Diretti OperativiSono i costi generati dai reparti che intervengono nella erogazione di servizi diretti agli ospiti, come per esempio il reparto camere, reception, ristorante ed eventualmente SPA
2) Costi Indiretti OperativiSoni i costi generati dai reparti che sono a supporto di quelli descritti sopra, come il reparto amministrativo, il consulente che gestisce le paghe del personale. Ma anche il marketing e la pubblicità, le utenze ed i canoni di manutenzione
3) Costi Non OperativiSono i costi che non dipendono direttamente dalla vendita dei servizi dell’hotel o del ristorante, sono quei costi che ci sono comunque e non variano né con uno né con 100 ospiti.

Questi centri di costo sono alla base del tuo modello di controllo periodico di gestione e ti forniranno il risultato economico del periodo che stai analizzando. Nel dettaglio:

1) Costi Diretti Operativi
● Camere- Stipendi dipendenti camere e reception- Oneri sociali dipendenti camere e reception- Materiali pulizia camere- Materiale di consumo camere- Lavanderia
● Ristorante e Bar- Stipendi dipendenti sala, cucina e bar- Oneri sociali dipendenti sala, cucina e bar- Acquisto Alimenti e bevande- Materiale di consumo
● Centro Benessere- Stipendi dipendenti centro benessere- Oneri sociali dipendenti centro benessere- Materiale pulizia centro benessere- Lavanderia centro benessere- Acquisto prodotti da cabina

2. Costi Indiretti Operativi
● Costi amministrativi e generali- Stipendi dipendenti reparto amministrativo- Oneri sociali dipendenti reparto amministrativo- Licenze software- Cancelleria- Consulenze
● Utenze- Energia elettrica- Gas- Acqua
● Marketing e Pubblicità- Commissioni ad OTA- Partecipazione a Fiere- Pubblicità online ed offline- Brochure, depliant
● Manutenzioni- Manutenzione ordinaria

3) Costi Non Operativi
● Affitti e Noleggi
● Tasse- Tassa sui rifiuti- Tassa sulla proprietà- Imposte varie
● Varie- Assicurazioni- Altri costi

Il vantaggio di avere una suddivisione dei costi così dettagliata è quello di individuare quali centri di ricavo sono redditizi per la tua struttura e quali non lo sono.
Solo conoscendo in dettaglio le performance della tua struttura potrai prendere decisioni corrette per indirizzare la tua struttura nella giusta direzione.

4. Gli Indici della Contabilità Analitica

Gli indici generati dalla contabilità analitica sono uno strumento utilissimo per mettere a confronto, anno dopo anno, l’andamento economico della tua struttura alberghiera.
Tali indici sono i risultati economici che ottieni sottraendo ai ricavi della tua struttura alberghiera: ● i costi● gli ammortamenti● le tasse ● e le imposte
I principali indici generati dalla contabilità analitica sono:
● Il Margine Operativo Lordo● L’EBITDA● L’Utile Lordo● L’Utile Netto
Vediamoli insieme uno per uno:

a) Il Margine Operativo Lordo (MOL)

è un indice di redditività della tua gestione. Determina il reddito della tua struttura prima delle tasse, degli ammortamenti, degli interessi attivi e passivi.
Si ottiene sottraendo ai ricavi operativi del tuo hotel, i costi diretti ed indiretti operativi, cioè tutti quei valori:
- che derivano dalla vendita delle camere
- relativi alla vendita di camere, ristorazione, spa e gli altri servizi che offre il tuo hotel
- relativi a tutti i collaboratori che hanno contribuito direttamente ed indirettamente a creare valore economico per la tua azienda nella vendita dei servizi che offri.

Il Margine Operativo Lordo non include i ricavi ed i costi che non vengono generati dai reparti operativi dell’hotel.
Il MOL è assimilabile all’inglese EBITDAR Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, Amortization and Rent (cioè costi come gli affitti).
MOL / EBITDAR = Ricavi Operativi - (Costi Diretti Operativi + Costi Indiretti Operativi)

b) L’EBITDA

(Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization) è invece dato dal valore del MOL al netto dei costi non operativi come il canoni di affitto, le tasse di proprietà, le assicurazioni ed altre imposte e tasse.
EBITDA = MOL / EBITDAR - (Costi non operativi: affitto o tasse sulla proprietà + varie es.: tassa rifiuti)
Questo valore indica il successo o il fallimento della tua gestione alberghiera, se hai un valore positivo al termine di questa sottrazione, significa che la tua gestione è stata redditizia.
Chiaramente tutto è riferito al periodo che stai analizzando in quel momento perché nei passaggi successivi interverranno valori che faranno riferimento anche a decisioni prese in passato, come mutui o finanziamenti.

c) L’Utile Lordo

si calcola sottraendo dal valore dell'EBITDA gli interessi passivi e gli ammortamenti
Utile lordo = EBITDA - (Interessi passivi bancari + ammortamenti)
L’utile lordo ti dà una indicazione della tua situazione finanziaria.
Per esempio se L’EBITDA è positivo, ma in passato hai sottoscritto dei mutui a tassi elevati, gli interessi che dovrai pagare ogni anno saranno alti ed eroderanno il valore dell’utile lordo che hai accumulato con la tua gestione corrente.

d) L’Utile Netto

si ottiene sottraendo dall’utile lordo le imposte sul reddito come l’IRES e l’IRAP
Utile netto = Utile lordo - Imposte sul reddito
L’utile netto è quello che riesci a metterti in tasca alla fine dell’anno. L’utile netto ti dice se alla fine dell’anno puoi distribuire gli utili tra i soci e ripagare gli sforzi sostenuti durante la tua gestione oppure se è arrivato il momento di investire sulla tua struttura.

L’ obiettivo ultimo nel generare e tenere sott’occhio gli indici di Controllo di Gestione è quello di avere costantemente il polso della situazione economica della tua struttura alberghiera.
Il polso economico costante della situazione economica oggi è strategicamente importantissimo poiché oggi rispetto al passato, il valore di un hotel si misura specificamente sulla rendita di gestione.
Fino a qualche anno fa invece, il valore immobiliare di un albergo era dato dai metri quadri a disposizione, dalla posizione geografica e dal numero di camere.
Oggi un hotel ha valore solo se i numeri della sua gestione sono positivi, solo se produce degli utili.
Ottenere quindi dei valori intermedi come l’EBITDA o l’utile lordo prima di arrivare a determinare l’utile netto della tua gestione, ti aiuta a capire se l’eventuale difficoltà in cui ti trovi deriva da un problema economico e quindi legato ai costi e ricavi della tua gestione, oppure deriva da un problema finanziario, per esempio causato dal trovarsi a pagare interessi bancari troppo alti.
Questa distinzione è fondamentale per poter pensare in maniera critica alla strategie sia economiche che finanziarie da adottare in futuro.

5. Esempio di Bilancio di Controllo Periodico

Il bilancio di controllo periodico della situazione economica della tua struttura è fondamentale per prendere le decisioni che possono cambiare il risultato finale della tua gestione.
Il modello di controllo periodico che ti suggerisco di usare parte dal sottrarre ai ricavi della tua struttura prima i costi, poi gli ammortamenti, le tasse e le imposte.

Perché E’ Così Importante

L’obiettivo strategico del bilancio di controllo periodico è quello di fornirti, al massimo entro il 15 di ogni mese, il risultato economico del mese precedente.
In questa maniera non dovrai più attendere i numeri dal tuo commercialista ma sarai in grado di monitorare in autonomia l'andamento della tua struttura.
Inoltre, per gestire in maniera efficace il lato economico di un albergo è fondamentale conoscere i costi ed i ricavi della propria struttura alberghiera ma, affinché ti siano veramente utili, è indispensabile scriverli per poterli confrontare periodicamente.
Per questo motivo ti suggerisco di prendere in considerazione la possibilità di sviluppare un modello di bilancio che ti permetta di analizzare analiticamente i ricavi ed i costi di ogni reparto e di verificarne periodicamente il risultato.

Strategia Generale

Per ottenere un bilancio di controllo periodico della tua contabilità analitica, inizia dai ricavi operativi, cioè quelli che concorrono direttamente alla vendita delle camere o del ristorante, come il reparto camere con i suoi costi e ricavi, il reparto ristorante, la SPA e così via.
La differenza tra i ricavi ed i costi dei reparti operativi ti consegnerà un primo risultato dal quale potrai capire quali sono i reparti produttivi e quali lo sono meno. Quelli in cui puoi contare per un buon ricavo e quelli a cui devi mettere mano.
Analizza, attraverso il modello che avrai creato, tutte le situazioni sospette che potrebbero trasformarsi in problemi.
Per esempio:
● Costi del personale poco equilibrati
● Acquisti troppo elevati al ristorante
● Ricavi non in linea con gli anni precedenti
Tutti questi sono tipici campanelli di allarme che un buon modello di bilancio ti permette di scoprire in tempi rapidi.

Come Fare Praticamente

Per iniziare, crea il tuo modello di bilancio periodico utilizzando anche un semplice foglio Excel.
Partendo dai ricavi operativi di ogni reparto sottrai i relativi costi, poi i costi non operativi, poi passa alla parte finanziaria, togliendo le tasse, gli interessi bancari ed ottieni finalmente il tuo risultato mensile o trimestrale.
Non esiste un modello standard che vada bene per tutti perché ogni struttura ha i propri centri di ricavo e di costo, così come propri reparti specifici come la SPA o il ristorante. Un Boutique Hotel in centro città che offre solo pernottamento e prima colazione avrà quindi un modello di verifica del bilancio periodico diverso da uno SPA Resort.
Anche la parte finanziaria del modello può differire da struttura a struttura.
Un albergo in gestione avrà tra i costi quello di affitto che un hotel di proprietà chiaramente non prevede.

Rosalba Giuliani di bbplanner.com, esperta di organizzazione aziendale per strutture ricettive, introduce un modello Excel per il controllo di gestione di strutture alberghiere.(Durata: 19'53'')

Regole Base per il Tuo Modello di Bilancio

Nella creazione del tuo modello, ecco delle semplici regole da rispettare per ottenere numeri corretti e paragonabili di anno in anno:
● Dividi i tuoi reparti produttivi in tanti centri di ricavo e di costo in base a quanto vuoi essere dettagliato nella tua verifica
● Imputa i costi e ricavi al reparto che li ha prodotti
● Imputa i costi e ricavi nel periodo in cui sono stati prodotti
● Inserisci i valori al netto d’IVA
● Crea centri di costo anche per quei reparti e funzioni che non partecipano direttamente alla produzione del tuo reddito (reparto amministrativo, marketing, consulenze)
● Costruisci il tuo modello partendo dai ricavi e scalando prima i costi diretti, indiretti ed infine i non operativi, poi sottrai imposte e tasse per arrivare a calcolare prima l’EBITDA, poi i vari utili
● Effettua dei bilanci di verifica periodici (meglio se mensili in caso di hotel stagionale).
Se il tuo hotel è aperto tutto l’anno ti suggerisco di predisporre il tuo modello con bilanci quadrimestrali al:
- 30 Aprile- 31 Agosto- 31 Dicembre
Qui di seguito un esempio di modello di verifica periodico da cui prendere spunto per creare il tuo modello personale.
Seguendo l’impostazione utilizzata in questo modello potrai monitorare l'andamento economico della tua struttura dall’inizio alla fine dell’anno senza dover dipendere dal commercialista.

Come è Organizzato Questo Modello di Bilancio

Il modello di esempio è strutturato in maniera da presentare i dati finali dell’anno appena passato (il bilancio al 31 dicembre dell’anno scorso).
Allo stesso tempo questo modello ti consente di tenere sott’occhio:
1) i bilanci di verifica intermedi da compilare durante l’anno
2) gli indici più importanti della Contabilità analitica
3) il bilancio finale dell’anno in corso
4) la ripartizione dei ricavi e dei costi (operativi e non-operativi)
5) i costi finanziari 6) le varie imposte e tasse sul reddito.

Conclusione

Gabriele Biscontini, consulente per hotel e alberghi

Se dovessi sintetizzare in poche righe il succo di quanto ho cercato di comunicare con questa piccola guida, sottolinerei questi punti:
1) Occupati personalmente della contabilità della tua struttura, è un compito che non puoi lasciare che venga svolto da altri ed è un elemento fondamentale per avere il controllo economico della tua struttura
2) Dedica un pò di tempo al giorno ad analizzare i ricavi e i costi della tua gestione. Organizzali secondo i centri di ricavo e costo e confronta i risultati mese per mese
3) Crea un tuo modello di controllo di verifica periodica personalizzato, inizia con una base che nel corso del tempo puoi affinare e migliorare
4) Confrontati con il tuo commercialista, verifica che i dati che inserisci siano corretti, cerca di capire come migliorare il tuo modello
Ricorda che un buon controllo di costi e ricavi ti permette di poter programmare le attività future della tua gestione, gli investimenti e la strategia generale della tua struttura ricettiva.
Con un buon controllo di gestione avrai evidente mese per mese il frutto del tuo lavoro e non sarai più costretto ad attendere Aprile/Maggio dell’anno successivo per sapere come è andata la stagione passata.

6. Risorse Utili sul Controllo di Gestione

Siti, Articoli e Guide
● Contabilità, Analisi, StrategiaDottore commercialista spiega in maniera semplice argomenti che girano intorno al Controllo di Gestione: contabilità analitica, analisi dei costi, strategia aziendale.https://mauriziobianco.it
● Progettazione e ImplementazioneProblematiche relative alla progettazione e all’implementazione del controllo di gestione in un'impresa alberghiera.http://www.kon.eu/download-d80.html
● Report DirezionaliL’importanza dei report direzionali per la misurazione delle performances economiche dei vari reparti dell’hotel + introduzione alla metodologia USALI (Uniform System of Account for Lodging Industry).http://www.kon.eu/download-d82.html
● Costi in hotel, insidie e consigliIl consulente aziendale Bernd Reutemann svela le principali insidie dei costi nelle aziende alberghiere e ristorative.https://www.meiko.it/it/news-press/blog/la-trappola-dei-costi/https://www.meiko.it/it/news-press/blog/la-trappola-dei-costi-2/

Libri Da Leggere
● Il Controllo di Gestione nelle Imprese AlberghiereLe fasi di produzione e vendita del prodotto/servizio alberghiero. Tecniche di controllo di gestione analizzate in grande dettaglio.Alcuni capitoli riferiti anche al Revenue Management, Gestione risorse umane e Budget. (Editore Ipsoa - Francesco Manca - 2013)
● Strumenti di Controllo per le Imprese TuristicheLe problematiche dell'applicazione dei diversi strumenti di controllo alle imprese turistiche. Interessante per chi vuole ampliare la propria conoscenza ad altre imprese turistiche, oltre che a quella alberghiera, come organizzatori congressuali e tour operator. (Editore Franco Angeli - Anna Lia Scannerini, Miriam Berretta - 2014)

Video
● Perché E’ Utile Fare il Controllo di GestioneDal canale YouTube di www.HotelKlinik.it un video che spiega sinteticamente ed in maniera molto chiara perché è utile fare un controllo di gestione in hotel. (Durata 3’44”)https://www.youtube.com/watch?v=idil1jHDM-8
● Webinar sul Controllo di Gestione Alessandro Caraceni di Hoteldoctor.com ci presenta il controllo di gestione parlando di contabilità analitica, modelli USALI (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry) e Budget. (Durata 1h16’18”)https://www.edupass.it/canale/welcome/video-corso-welcome?a=controllo-di-gestione-in-hotel
● Video Corso sul Controllo di GestioneRosalba Giuliani di bbplanner.com, esperta di organizzazione aziendale per strutture ricettive, spiega il controllo di gestione per hotel in 9 videolezioni.
- La Tariffa (Durata 3’23”)- Costi ed Entrate (Durata 7’43”)- Il Tasso di occupazione (Durata 6’03”)- I Costi Fissi (Durata 8’16”)- I Costi Variabili (Durata 6’18”)- Gli Indici (Durata 7’44”)- Come Distribuire i Costi e l’Utile nelle Tariffe (Durata 11’33”)- L’importanza del Controllo di Gestione pt 1 (Durata 5’14”)- L’importanza del Controllo di Gestione pt 2 (Durata 10’42”)https://bbplanner.com/video-corso-sul-controllo-di-gestione
● Video Corso sul Controllo di GestioneRosalba Giuliani di bbplanner.com, esperta di organizzazione aziendale per strutture ricettive, introduce un modello Excel per il controllo di gestione di strutture alberghiere. (Durata 19’53”)https://www.youtube.com/watch?v=LwrUR6y2krc

Software
● Controllo di Gestione AlberghieraSoftware per il controllo di gestione che utilizza la metodologia USALI (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry), il metodo di classificazione dei costi delle catene alberghiere americane, che consente di analizzare costi e ricavi per centri di costo e di ricavo.Abaco di Hotelperformance.it
Articolo di Presentazione del Software "Abaco": https://www.wellmagazine.it/hotel-operations/arriva-abaco-il-nuovo-software-per-il-controllo-di-gestione-in-hotel